【ビジネスアナリシス方法論 GUTSY-4®】フェーズⅢ．プロセス中位設計によるプロセス改革計画立案
こんにちは、私は、シーシーエヌグループの梅川です。
このたび、シーシーエヌグループは、国内唯一のビジネスアナリシス方法論、ＧＵＴＳＹ－４をひろめるために無料の教材を開発しました。
このビデオは、その教材の中で、第Ⅲフェーズの『プロセス中位設計によるプロセス改革計画立案』の概要を説明します。
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【ビジネスアナリシス方法論 GUTSY-4®】 フェーズⅢ．プロセス中位設計によるプロセス改革計画立案
まず、はじめに、弊社シーシーエヌグループを紹介いたします。
本社が東京神田にあるＩＴ業界の会社です。
ＥＲＰパッケージの『ＳＡＰ』を柱としたビジネスを展開し成長してきました。
最近では、ＩＯＴ分野のソリューションである、みまもという製品を、開発・販売するなどの事業の多角化を進めています。
この多角化の中で、ビジネスアナリシス方法論である、ＧＵＴＳＹ－４を活用したプロセス改善コンサルティングビジネスも開始しています。
このＧＵＴＳＹ－４は、プロセスデザインエンジニアリング社の社長である渡辺和宣先生が開発したビジネスアナリシスの方法論です。
弊社の社長が、渡邊先生と同窓の学友であったことから、弊社はＧＵＴＳＹ－４を活用したビジネスをするパートナーとして認定いいただいています。
それでは、以降のビデオで、ＧＵＴＳＹ－４の第Ⅲフェーズの『プロセス中位設計によるプロセス改革計画立案』の概要を説明します。
ＧＵＴＳＹ－４は、国内唯一のビジネスアナリシス方法論として業界でいちもく置かれる地位を確立しています。
組織階層に対応した７層からなるプロセス階層レベルを、ビジネスモデル、ビジネスプロセスモデル、ＩＴ要求モデル、ＩＴモデルという４つのモデルへ構造化しています。
さらに、４つのモデルは、それぞれサブモデルへ要素分解と詳細化をしています。
そして、要素分解と詳細化したサブモデルを、プロダクトライフサイクルに沿った５つのフェーズで参照します。
それぞれのフェーズは、作業項目とアクティビティ、アウトプットを定義しています。
サブモデルを参照して、フェーズの活動を進めることになります。
この教材は、５つのフェーズの内、Ⅲ番目のフェーズである『プロセス中位設計によるプロセス改革計画立案』の概要を説明するものです。
ＧＵＴＳＹ－４は、５つのフェーズを開始する前に共通的なフェーズの実施を説明しています。
従って、この教材は、共通フェーズの説明を先に行い、その後、第Ⅲフェーズの説明をします。
それでは、開始します。
共通のフェーズとして、スコープの事業概要と事業構造の把握です。
構想フェーズの対象となるスコープを確認・設定して、その事業概要と事業構造を把握します。
このフェーズは、どのフェーズから開始するにも共通的に一度だけ実施するフェーズです。
６項のアクティビティを実施します。
スコープの確認、事業概要の把握、事業構造の把握、主要ステークホルダーの特定、ステークホルダーの分析、業務課題の仮説設定です。
アウトプットは、用語集、バリューチェーン特性、組織モデル、スコープ全体図、ステークホルダ分析図、業務課題一覧、事業環境情報シートになります。
その中で、４つのアウトプットを説明します。
用語集は、業務領域ごとの企業間で共通的な業務用語の意味を説明したものです。
ステークフォルダ分析図は、改革から受ける影響を分析して、ステークホルダの行動を予測するために整理したものです。
バリューチェーン特性は、現状のサプライヤのサプライヤの特性、サプライヤの特性、自社の製品・サービスの特性、流通業者の特性、最終顧客の特性を整理したものです。
事業環境情報シートは、外部環境としてマクロ環境、タスク環境及び内部環境を整理したものです。
これらのアウトプットを事前に準備してフェーズⅢの開始に備えます。
フェーズⅢの全体像です。
プロセス改革構想フェーズから事業戦略実現や業務課題解決のための業務改革モデル(レベル２ )を受け、詳細なプロセス改革モデル(レベル３ )に展開したプロセス改革企画を立案し、組織内の合意形成を行うことが目的です。
１３個の作業項目から構成されています。
この教材では、作業項目をＷＢＳとも記載しています。
ＷＢＳは、本来、「Work Breakdown Structure」の略称で、プロジェクトのタスクを細分化して表で示す手法のことです。
ＧＵＴＳＹ－４では、各活動項目をアクティビティとして呼び、それらをまとめた一連の活動項目群をＷＢＳと読んでいます。
以降、ＷＢＳという文言で説明します。
それでは、ひとつひとつ見ていきましょう。
ＷＢＳ①として、スコープの確認と設定です。
プロセス中位設計の対象スコープとなる業務シナリオと部門を確認して設定するWBSです。
２個のアクティビティを実施します。
プロセス上位(レベル３ )の特定、プロセス上位での業務シナリオを特定です。
アウトプットは、プロセス改革要求、レベル３プロセス図<現状＞、レベル３プロセス図＜改革後＞、事業目標<現状値、目標値>、組織モデル<現状＞、組織モデル＜プロセス改革後>、用語集になります。
ＷＢＳ②として、現状のレベル４プロセスの調査・記述です。
対象スコープとされた業務シナリオと部門について、現状を調査して記述するＷＢＳです。
５個のアクティビティを実施します。
既存ドキュメントからの事前調査、業務担当者へインタビューと整理、業務担当者による不明点の調査、調査・記述結果の確認と完成、プロセス設計書への転記とレビューです。
アウトプットは、レベル４プロセス図<現状>、レベル４プロセス詳細記述書<現状>、用語集、インプット・アウトプット説明書<現状>、業務ルール説明書<現状>、レベル４プロセス改善課題になります。
その中で、４つのアウトプットを説明します。
レベル４プロセス図は、現状のレベル3のプロセス間の人、モノ、カネなどの情報の関係をチャートとして表したものです。
プロセス詳細記述書は、現状の各プロセスの目的、機能、インプット、アウトプット、コントロールなどを記載したもので、インプット・アウトプット説明書や業務ルール説明書の元になるものです。
レベル４インプットアウトプット説明書は、現状のレベル4プロセス毎にインプット、アウトプットの構成要素を記載し、さらにその構成要素がイベントなのかリソースなのかを区分けして、クラッド属性も識別したものです。
業務ルール説明書は、現状のレベル４プロセス毎に業務ルールを洗い出し、そのルールの整備状況を整理したものです。
ＷＢＳ③として、現状のレベル４プロセス課題の抽出です。
現状のレベル４プロセス課題を抽出して整理するWBSです。
５個のアクティビティを実施します。
フェーズⅡにおいて抽出されたレベル４プロセス課題、当フェーズにおいて既に抽出したレベル４プロセス課題、新たなインタビューによって課題抽出、
レベル４パフォーマンス目標とのギャップの原因としての課題を抽出、プロセス設計書への転記です。
アウトプットは、レベル４プロセス図、レベル４プロセス詳細記述書、用語集、インプット・アウトプット説明書、業務ルール説明書、レベル４プロセス改善課題一覧表になります。
その中で、１つのアウトプットを説明します。
レベル４プロセス改善課題一覧表は、現状のレベル４プロセス毎に抽出した改善すべき課題を一覧表として整理したものです。
ＷＢＳ④として、プロセス改革要求の構造化です。
レベル3のプロセス改革要求について、業務シナリオと現状のレベル４プロセスとそのプロセス構成要素へと構造化(すなわち要素分解と詳細化)して反映するWBSです。
４個のアクティビティを実施します。
プロセス改革要求のレベル４プロセスへの対応付け、 レベル４プロセス内での要素分解、レベル４プロセス内での詳細化、プロセス設計書への転記です。
アウトプットは、レベル４プロセス図、レベル４プロセス詳細記述書、用語集、インプット・アウトプット説明書、業務ルール説明書、プロセス対応マトリクス<レベル４まで>になります。
その中で、１つのアウトプットを説明します。
プロセス対応マトリクス<レベル４まで>は、レベル３プロセスとレベル４プロセスの対応関係を整理したものです。
ＷＢＳ⑤として、レベル４プロセス設計です。
プロセス設計書の「現状プロセスの調査・記述」欄で維持すべき機能に、「現状プロセス課題の抽出」欄の解決と「プロセス改革の構造化」欄の実現、この３つを反映させて、新たなプロセスとして「レベル４プロセス設計」欄に設計するWBSです。
８個のアクティビティを実施します。
プロセス改革要求の構造化の確認と反映、レベル４プロセスの再設計、レベル４プロセスの新規設計、レベル４プロセス改善課題の原因プロセスの特定、レベル４プロセス改善課題の解決策の設計、
解決策のプロセス設計書への転記、レベル４プロセス設計結果のレビュー、プロセス設計結果の反映と報告です。
アウトプットは、レベル４プロセス図、レベル４プロセス詳細記述書、用語集、インプット・アウトプット説明書、業務ルール説明書、組織モデル<現状＞、組織モデル＜プロセス改革後>になります。
ＷＢＳ⑥として、レベル４プロセスの簡素化と標準化、リスクコントロールの(再)設計、共通ビジネスサービス化の検討と設計です。
これらのＷＢＳは、オプションです。実施が不要な場合はスキップします。
３個のＷＢＳを説明します。
レベル４プロセスの簡素化と標準化は、異なる業務シナリオや部署において実施されている各々のレベル４プロセスについて、帳票や例外処理の廃止、業務ルールの整備、プロセス自体やプロセス間の重複機能の廃止などを検討し、プロセスを簡素化、完全化、効率化する、そして標準化を行うWBSです。
リスクコントロールの(再)設計は、レベル４は、「粗くもなく、細か過ぎもせず」のため、リスクマネジメントのための適切なプロセス粒度となります。ここは、レベル４プロセスにおける内部統制を始めとするリスクを評価し、このためのリスクコントロールを見直し(再)設計するWBSです。
共通ビジネスサービス化の検討と設計は、これまで設計されたレベル４プロセスから、共通のビジネスサービスを抽出して設計するWBSです。
アウトプットは、共通に更新されるものとして、レベル４プロセス図、レベル４プロセス詳細記述書、用語集、インプット・アウトプット説明書、業務ルール説明書、プロセス対応マトリクスになります。
また、新たに作成されるものとして、リスクコントロール設計、RCM、リスクリスト、共通ビジネスサービス設計、共通ビジネスサービス設計になります。
その中で、１つのアウトプットを説明します。
リスクリストは、想定されるリスクを洗い出し、リスクの事象、トリガー・識別方法、評価基準・方法、、発生確率・影響の発生確率、リスク尤度・期待損失などを整理したものです。
ＷＢＳ⑦として、概要レベルＩＴ要求定義です。
設計されたプロセス改善モデルから概要レベルIT要求を定義するWBSです。
６個のアクティビティを実施します。
ユーザクラスの定義、概要レベルＩＴ要求の引き出しと詳細化、概要レベルＩＴ要求の分析、概要レベルＩＴ要求の仕様化、概要レベルＩＴ要求の形式検証と妥当性確認、概要レベルＩＴ要求定義書へ取りまとめとレビューです。
アウトプットは、概要レベルIT要求定義書（機能要求）、レベル４プロセス図、レベル４プロセス詳細記述書、インプット・アウトプット説明書、業務ルール説明書、概念データモデル(ドラフト版）、レベル５プロセス設計方針、用語集になります。
その中で、３つのアウトプットを説明します。
概要レベルIT要求定義書（機能要求）は、レベル４プロセス毎にプロセス詳細記述を参照し質問によって引き出した概要レベルのＩＴ要求から分析・仕様化して整理したものです。
概念データモデルは、エンティティ毎に、キー項目、主要なデータ属性を洗い出し整理したものです。
レベル５プロセス設計方針は、業務ルール、情報エンティティ、ITプラクティス、プロセス詳細、プロセス管理、ロール管理、パフォーマンス管理、業務定義という８個の改善設計区分ごとに改善対象とレベル５の設計方針を整理したものです。
ＷＢＳ⑧として、概要レベルＩＴ非機能要求の定義です。
概要レベルのIT非機能要求を定義するWBSです。
３個のアクティビティを実施します。
複数プロセスへのＩＴ非機能要求の定義、個別プロセスへのＩＴ非機能要求の定義、概要レベルＩＴ非機能要求定義の報告と合意形成です。
アウトプットは、概要レベルIT要求定義書（非機能）になります。
その中で、１つのアウトプットを説明します。
概要レベルIT要求定義書（非機能）は、有効性、効率性、機密性、インテグリティ、可用性、コンプライアンス、信頼性などに対する要件を整理したものです。
ＷＢＳ⑨として、概要レベルIT要求の優先順位付けです。
引き出したすべてのIT要求について優先順位付けを行うWBSです。
二つのケースがあります。
前フェーズを経てITビジネス要求が定義されている場合、レベル４プロセスが所属するレベル３プロセスを特定して、ITビジネス要求の相対的重要性を評価します。
次に全てのIT(ユーザ)要求について、ITビジネス要求への貢献度を評価します。
この際の評価式は、IT(ユーザ)要求の相対的重要性＝IT ビジネス要求相対的重要性×IT(ユーザ)要求のビジネス要求への貢献度です。
最後に、全体における概要レベルIT 要求のスコアの集計します。
その際の計算式は、ＩT要求のスコア＝∑IT要求の相対的重要性です。
前フェーズを経ていない場合、ＩTビジネス要求が定義されていないため、IT(ユーザ)要求について下記の要因を評価して、優先順位付けシートを使用して優先順位付けします。
アウトプットは、優先順位付けシートになります。
その中で、１つのアウトプットを説明します。
優先順位付けシートは、IT(ユーザ)要求を顧客から見た価値、ビジネスから見た価値、実現に要するコスト、実現の容易性についてそれぞれ１０段階で評価し、さらに重みを考慮して優先順位を計算したものです。
ＷＢＳ⑩として、ＩＴ選定前のプロジェクト詳細計画書の作成です。
ITビジネス要求とIT要求を実現するためのIT ソリューション選定前のプロジェクト詳細計画書を取りまとめるWBSです。
４個のアクティビティを実施します。
ＩＴ導入プロジェクトの目的の記述、ＩＴ導入後のプロセスの記述、プロジェクト目標の記述、成果物とその作成方針です。
アウトプットは、プロジェクト詳細計画書になります。
その中で、１つのアウトプットを説明します。
プロジェクト詳細計画書は、ＩＴ導入プロジェクトの目的、ＩＴ導入後のプロセス、プロジェクト目標、成果物とその作成方針を取りまとめたものです。
ＷＢＳ⑪として、ＲＦＰの作成です。
概要レベルIT 要求（IT ビジネス要求、IT(ユーザ)要求） をもとにして、RFP(Request for Proposal 提案依頼書）を作成するWBSです。
３個のアクティビティを実施します。
ＲＦＰの構成の検討、ＲＦＰの作成、ＲＦＰの送付です。
アウトプットは、ＲＦＰになります。
その中で、１つのアウトプットを説明します。
ＲＦＰは、ＩＴソリューションとＩＴベンダーを選定するための提案依頼書です。技術的な要求、プロジェクト管理への要求、ベンダーへの要望、価格提示への要求などが記載されます。
ＷＢＳ⑫として、ITソリューションとITベンダーの選定です。
ITベンダーからの提案書を評価して、最適なITソリューションを選定するためのWBSです。
４個のアクティビティを実施します。
提案書の評価基準と重みの決定、ＲＦＰ説明会の実施、ＩＴソリューションの選定、ＩＴソリューションの選定の報告です。
アウトプットは、最終選定された提案書、ITベンダーとの契約書、ITベンダー選定報告書、ITベンダーへの通知になります。
ＷＢＳ⑬として、IT選定後のプロジェクト計画書の完成と承認です。
選定したITソリューションをベースにして、プログラム計画書のうち当フェーズで詳細化したものをプロジェクト詳細計画書として完成するWBSです。
３個のアクティビティを実施します。
プロジェクト詳細計画書の完成、プロジェクトマネジメント計画書の立案、プロジェクト詳細計画書の承認です。
アウトプットは、プロジェクト詳細計画書、概要レベルIT要求定義書（機能要求）、概要レベルIT要求定義書（非機能）、プロジェクトマネジメント計画書になります。
このＷＢＳ⑬が第Ⅲフェーズの『プロセス中位設計によるプロセス改革計画立案』の最後のＷＢＳになります。
おわりに、５つのフェーズを説明する教材をオンライン化を紹介します。
このように、弊社は、ＧＵＴＳＹ－４の５つのフェーズの内、フェーズⅠ、Ⅱ、Ⅲを解説したオンライン教材（無料）を開発し公開しました。
今回ご紹介した教材は、フェーズⅢ．プロセス中位設計によるプロセス改革計画立案です。
進め方（ＷＢＳ、アクティビティとアウトプット）を中心にして説明しました。
ＧＵＴＳＹ－４を導入すると、教材で説明した内容だけでなく、各種の技法、ツールや各種コンセプトを知ることができます。
さらに、業務参照モデルを活用すれば、生産性と品質を上げることができます。
弊社は、ＧＵＴＳＹ－４のコンテンツを活用したビジネスを展開しています。
現在は、企業のデジタル化が求められています。
ＧＵＴＳＹ－４を活用してデジタル化を推進したいとお考えがありましたら弊社をご用命いただき、貴社デジタル化を共創いたします。
